Es gibt Sprüche, die sollte man sich einrahmen. Hier ist so einer: „Für den gesunden Menschenverstand gibt es keine Prozessbeschreibung!“ Dieser spontane Gesprächsbeitrag vom Klartext-Spezialisten Marco Nussbaum ging mir durch den Kopf, als ich eine Lösung für mein eskalierendes Terminkalender- und Kommunikations-Problem suchte. Auf den gesunden Menschenverstand folgte am Ende doch eine Prozessbeschreibung. Hauptsache: Nicht umgekehrt. Weil Nussbaum Recht behalten muss mit diesem schönen Satz…
Als Verantwortlicher für drei Firmen im MICE-Segment und für den Verband der Veranstaltungsorganisatoren e.V. löse ich täglich für meine Kunden komplexe Aufgabenstellungen im Software-Bereich. Und ich bekomme selbst manche Tage über 300 Emails, muss vier Terminkalender pflegen und vor allem: meine Termine idealerweise von meinen Kollegen synchronisieren lassen. Vier verschiedene wirtschaftliche Einheiten bedeuten aber auch vier Microsoft Office-Lizenzen. Datenschutzrechtlich darf man, wie ich lernen musste, intern nichts automatisch weiterleiten von einem auf den anderen Account. Damit war der alltägliche Wahnsinn scheinbar zementiert: Alle paar Minuten „Bing“, permanente Fehler in der Synchronisation des Terminkalenders und genervte Kollegen, die bei der Terminvergabe zwischen vier Einzelkalendern hin und her schalten müssen und natürlich zwangsläufig Chaos produzieren.
Das Verwirrspiel ging so weit, dass ich bei einer Microsoft Teams-Besprechung, zu der ich über den einen Account eingeladen hatte, mit dem anderen keinen Zutritt hatte. Wer hat auch schon ständig alle Passwörter zur Hand!
Die Lage war klar. Es ist nicht gestattet, die Terminkalender untereinander frei zu schalten. Und: Es wird auch technisch von Microsoft unterbunden!
Viele wissen um das Problem. Oder auch nicht, weil sie die Datenschutzproblematik nicht kennen. Und ihnen nicht bekannt ist: Wenn sie beispielweise „nebenbei“ noch für einen Verband tätig sind, dürfen sie sich diese Emails nicht auf ihren Firmen-Account weiterleiten.
Soweit also die Sache mit dem „Dürfen“. Aber wie steht es mit dem „Können“?
Ein Anruf beim IT-Administrator schafft schnell Klarheit: Er könnte zwar, aber er darf nicht, solange keine datenschutzrechtlich eindeutigen Grundlagen gegeben sind. Er könne sich haftbar machen, sagt er.
Um meine Kommunikation zu konsolidieren, hatte ich bis zu diesem Punkt allerdings viel Geld und Nerven investiert.
Jetzt aber kommt endlich der gesunde Menschenverstand ins Spiel und anschließend für Sie auch eine ganz einfache Prozessbeschreibung:
Ich habe mit meinen Firmen und dem Verband datenschutzrechtlich untereinander einwandfreie Verträge abgeschlossen. Verträge sozusagen mit mir selbst. Nun endlich kann alles in der Kommunikation auf einen „Tenanten“ geleitet werden. Das ist dann für den externen IT-Administrator und Datenschützer völlig in Ordnung. Nur bei Microsoft muss man tief in die Trickkiste greifen, um mehrere Tenanten zusammenzuführen.
Die Lizenzgebühren für Microsoft Office muss ich natürlich weiterhin vier Mal im Monat zahlen. Aber die Komplexität, unter der wir alle leiden, die ist an dieser Stelle endlich ausgehebelt.
Warum erzählt Ihnen der MICE GUY diese kleine Geschichte aus dem alltäglichen Kommunikations-Terror? Weil Sie wie er vielleicht auch total durchterminiert sind, doppelt und dreifach „moppeln“ müssen und eine gute Idee ganz gut gebrauchen können. Und weil der MICE GUY wie in diesem kleinen Beispiel seine Kunden immer wieder aus den Tentakeln der IT-Krake durch einfache Lösungen befreien muss. Die aber gar nicht so einfach sind, wenn man nicht weiß, wie es rechtlich und technisch einwandfrei geht. Siehe oben.
Wenn Sie Fragen haben: Einfach melden. Vielleicht weiß ich auch bei anderen scheinbar komplizierten Fragen wie Sie zügig weiterkommen. www.mice-guy.com
Mit einem kleinen Augenzwinkern grüßt Sie Ihr Bernd Fritzges
Bildquelle: MICE Guy – Bernd Fritzges
