Dein einfacher Weg zum Top-Event, den deine Besucher in Erinnerung behalten. Ganz gleich, ob für den privaten Bereich oder im Job – die Planung eines Events bzw. einer Veranstaltung ist eine herausfordernde, aber unglaublich spannende und vielseitige Aufgabe. Keine Veranstaltung gleicht der anderen und Spontaneität ist immer gefragt.
Gastartikel von Ronny Leber / www.ronnyleber.com
Im Laufe meiner Karriere verfeinere ich regelmäßig die Kunst der Event-Moderationen bzw. Planungen. Aus meiner Erfahrung und Arbeit mit weltweit über 5 Millionen Menschen in den letzten 10 Jahren resultieren 7 aufeinander aufbauende, verständliche Schritte, die bei jeder Event-Planung funktionieren und für einen reibungslosen Ablauf sorgen. So holst du das Optimale aus jeder Veranstaltung heraus!
1. Kenne dein Ziel
Was will ich mit meinem Event erreichen? Das ist die wichtigste Frage, der du dich zuerst bei der Planung deines Event widmen musst. Du musst dein Ziel klar vor Augen haben und es vorab definieren.
Jeder Akteur hat sein ganz individuelles Ziel für die jeweilige Veranstaltung. So verfolgt vermutlich der Kunde, der es beauftragt, ein anderes Ziel, als der Moderator, der die Veranstaltung betreut. Jeder Stakeholder ist für seine Zielsetzung verantwortlich.
Stelle dir Fragen: Willst du Umsatz erzielen oder handelt es sich um Eventmarketing zur Imagebildung, Steigerung der Popularität usw.
Beachte aber auch die emotionale Ebene deines Publikums. Schaffe dir Bewusstheit darüber, welche Gefühle du bei deinen Gästen hinterlassen möchtest. Mir als Moderator, ist es persönlich wichtig, dass Menschen mit einem positiven Gefühl nach Hause gehen. Überlege dir genau, wie sie sich beim Verlassen der Location fühlen sollen und, wenn möglich auch, welche wertvollen Inhalte sie daraus für ihren Alltag mitnehmen können.
2. Mache dich mit deinem Publikum vertraut
Hast du erst mal das Ziel genau auf den Punkt gebracht, kannst du dich dem nächsten wichtigen Schritt widmen: der Definition deines Publikums. Wer sitzt mir da eigentlich gegenüber und welche Kapazitäten habe ich?
Die Gäste haben eine ganz bestimmte Motivation, die sie zu deiner Veranstaltung führt und folglich auch eine Erwartung. Es geht darum diese aufzulisten, um das emotionale Involvement, also die persönlich emotionale Einbindung der Gäste, zu identifizieren.
Die Verbindung zu den Gästen zu intensivieren ist immens wichtig, daher versuche ich üblicherweise so viele Details über sie zu sammeln wie nur möglich. Kann ich eventuell auch folgende Fragen beantworten: Woher kommt das Publikum und wie kann ich es auf der Gefühlsebene am besten abholen? Unter all den Veranstaltungen, die meine Gäste besuchen, was könnte mein Event von anderen Events abheben und unterscheiden?
Zum Schluss muss ich mir natürlich auch der zentralen Frage stellen, wen ich eigentlich einladen möchte.
Identifiziere deine Zielgruppe! Denn: Je besser du dein Publikum kennst, desto besser kannst du darauf eingehen!
3. Fülle deinen Ablauf
Nun geht es ans Eingemachte, genauer gesagt an den Inhalt deiner Veranstaltung. Ich verwende in diesem Zusammenhang gerne den Jargon aus der Gastronomie und spreche auch von den Zutaten, die in den „Event-Topf“ kommen. Sie sind fundamental, da sie in Harmonie zu meinem Ziel stehen müssen. Zu den Zutaten zählen die Moderatoren sowie die Bühnengäste. Entscheide, ob unter anderem auch Show-Acts, also Auftritte von Prominenten und Experten eingeplant werden sollen.
Besonders wichtig ist die Wahl der Event-Location, die du zu deinen Gunsten nutzen kannst. Sie stellt den Rahmen dar und gibt vor, was für dich möglich ist und welche Zutaten darin passen. Was benötigst du für das Event, eine spezielle Räumlichkeit oder Bühne usw.? Alle Bestandteile des Menüs bestimmen natürlich den kulinarischen Outcome.
Beschäftige dich noch mehr mit den einzelnen Zutaten und bestimme, welche Magic Moments du einplanst. Bei den Magic Moments handelt es sich um die emotionalen Höhepunkte des Events, mit denen du deine Gäste überraschen und beeindrucken kannst. Du hast es in der Hand und kannst deine Magic Moments einplanen. Diese shapen den positiven Erfolg.
Die Zutaten müssen unbedingt aufeinander abgestimmt und logisch aufgebaut sein. Sie formen den Ablauf, geben der Veranstaltung Struktur, dramatische Gestalt und führen den Zuschauer im idealen Fall zum gewünschten Ziel. Alles dreht sich darum, Menschen dort abzuholen, wo sie sich gerade befinden und dahin zu begleiten, wo du sie gerne hinführen möchtest.
Beachte bei der Wahl deiner Zutaten unbedingt den finanziellen Aspekt und ob sich dein Vorhaben umsetzen lässt.
4. Erstelle einen Zeitplan
Sobald alle Zutaten stehen, kannst du dich darum kümmern, sie in einen zeitlichen Rahmen zu packen. „So lange wie nötig und so kurz wie möglich.“ – diese Faustregel schützt davor, das Event entweder mager ausgehen zu lassen oder vollkommen zu überladen. Plane außerdem Pufferzeiten ein – Puffer auch für Unvorhergesehenes.
Sprich deine Überlegungen, den Zeitplan betreffend, auch mit allen Protagonisten, Beteiligten und vor allem Moderatoren ab.
Um einen reibungslosen Ablauf und deinen Gästen ein wahres Erlebnis zu garantieren, musst du vorab klären, wer für die Einhaltung des Zeitplans verantwortlich ist. In den allermeisten Fällen ist das der Moderator selbst.
Wer trifft Entscheidungen und an wen soll man sich wenden, wenn sich zeitliche Änderungen ergeben? Gibt es Punkte, bei denen du im Zeitplan flexibler sein kannst?
Der Zeitplan ist außerdem wichtig, um an jeder einzelnen Phase zu wissen, ob ein zeitlicher Rückstand besteht.
5. Mache dich mit den Inhalten vertraut
Du verpasst deiner Arbeit nun noch mehr Feinschliff: Ablauf und Zeitplan sind bekannt und deine Acts (Künstler, Redner, Diskutanten usw.) soweit geplant.
Versuche Verbindungen und Gemeinsamkeiten zu allen beteiligten Parts herzustellen: Führe dir vor Augen, wer die Acts, deine Gäste, die eingeladenen Medien sind und überlege, wie sie gegenüber deinem Veranstaltungsziel positioniert sind und was sie im Hinblick darauf und auch untereinander vereint. Gehe bei jedem einzelnen Punkt in die Tiefe. Führe dir vor Augen was dir hilft, deinem Vorhaben, also deinem Event-Ziel, näher zu kommen. Die Beziehungsaspekte bestimmen den Inhalt und umgekehrt.
6. Lege eine Struktur in den einzelnen Blöcken fest
Kehre nun noch einmal zu den einzelnen Ablaufblöcken zurück und versuche auch hier eine Struktur festzulegen. Planst du bspw. längere Bühneninterviews ein, dann tausche dich mit den beteiligten Personen (also dem Moderator und den Gästen) aus und besprich die Einzelheiten. Lege gemeinsam mit den Beteiligten wichtige Inhaltselemente fest, die betont werden sollen, und stelle das Ziel jedes einzelnen Blockinhalts klar.
Lege deinen Fokus auf jeden Act und beachte noch mal alle Details: Ist beispielsweise eine Diskussion geplant, dann setze dich genau mit dem Fragen-Verlauf, den Personen usw. auseinander. Gibt es einen musikalischen Auftritt, muss natürlich die Lieder-Abfolge geklärt werden sowie der Auftritt der Band oder des Sängers bzw. der Sängerin.
Was geschieht vor allem visuell und akustisch vor, während und nach den einzelnen Acts? Die Übergänge von einem zum nächsten Veranstaltungsblock müssen harmonisch wirken und organisatorisch geplant werden.
Muss du eventuell zuerst das Publikum an den Inhalt heranführen oder handelt es sich um mit dem Thema vertraute Gäste?
Dein festgelegter Ablauf muss schlüssig sein und einen logischen Aufbau haben.
7. Erstelle einen Call-to-Action
Bei Schritt 7 spanne ich gerne den Bogen zu Schritt 1, denn sie stehen in engem Zusammenhang. Ein Call-to-action soll unserem Ziel eine Handlungsaufforderung herauskitzeln, die du den Gästen mit auf den Weg geben kannst. Stelle dir wieder folgende Fragen: Was soll mein Kunde, mein Publikum nach der Veranstaltung tun? Und mit welcher Emotion?
Allerdings zieht natürlich nicht jedes Ziel automatisch eine Handlung mit sich. Die zentrale Botschaft kann aber klar definiert werden und soll am Ende auch beim Zuschauer hängen bleiben, denn dann sprechen wir auch von einer gelungenen Veranstaltung!
Diese 7 Schritten werden dir helfen, dein Event für alle Teilnehmer zu einem positiven Erlebnis zu machen.
Viel Erfolg und alles Gute für dein nächstes Event!
Download gratis Checkliste
Als Download gibt es für dich eine gratis Checkliste, wie du in 7 Schritten dein Publikum begeisterst, die dich bei der perfekten Eventplanung und einer strukturierten Organisation unterstützen wird. Ich stehe dir auch gerne persönlich zur Verfügung, um für dein anstehendes Event die beste Lösung für dich und dein Publikum zu finden.
Über Ronny Leber
Ronny Leber ist Keynote-Speaker, Moderator und Impact Legacy Coach und hat im letzten Jahrzehnt über 5 Millionen Menschen auf 5 Kontinenten live unterhalten. In seinem neuen Blog gibt Ronny sein Wissen weiter, wie du Menschen inspirierst und begeisterst. Ronny ist nicht nur Stadionmoderator des österreichischen Fußball Nationalteams und des ATP Tennisturniers in der Wiener Stadthalle, sondern auch Moderator vieler großer Business- und Lifestyle-Events. Auch als Trainer für Tony Robbins ist Ronny seit vielen Jahren rund um die Welt unterwegs, um Menschen zu helfen den nächsten Schritt zu gehen.
Ronny Leber
www.ronnyleber.com
