Die Kunst der Eventgestaltung: “Der Eventregisseur” teilt seine Visionen und Erfahrungen in der dynamischen Welt der Eventinszenierung
Florian Schöffmann, als „Der Eventregisseur“ bekannt, hat sich im März als selbständiger Gestalter von Events positioniert. Seine Vision geht weit über das traditionelle Eventmanagement hinaus, indem er maßgeschneiderte und unvergessliche Erlebnisse schafft, die die individuellen Bedürfnisse seiner Kunden erfüllen.
In diesem Interview teilt Herr Schöffmann seine Strategien zur Umsetzung kreativer Visionen, die Auswirkungen einer durchdachten Eventinszenierung auf die Teilnehmererfahrung und Einblicke in die Anpassung an Live- und virtuelle Events. Er gewährt außerdem Einblicke in seinen Planungsprozess und wie er unerwartete Herausforderungen meistert, um ein reibungsloses Event zu garantieren.
Lieber Herr Schöffmann, Sie haben im März diesen Jahres den großen Schritt gewagt und sich als Eventregisseur selbständig gemacht. Könnten Sie bitte für unsere Leser erläutern, was genau die Rolle eines Eventregisseurs ausmacht und wie sich diese Funktion von anderen Aufgaben im Bereich des Eventmanagements unterscheidet?
Florian Schöffmann: In meiner Rolle als “Der Eventregisseur” möchte ich weit über die Aufgaben eines traditionellen Gestalters oder Koordinators hinausgehen. Seit Beginn meiner Selbstständigkeit habe ich mich darauf spezialisiert, als zentrale Schnittstelle in der Eventproduktion zu agieren, um den Bedürfnissen und Visionen meiner Kunden gerecht zu werden. Mein Aufgabenbereich erstreckt sich von der Anfangskonzeption bis hin zur endgültigen Durchführung des Events. In diesem Rahmen arbeite ich eng mit einer Vielzahl von Stakeholdern zusammen, insbesondere mit Moderatoren, Speakern, Künstlern und Technik-Crews, um ein kohärentes und erfolgreiches Event zu gewährleisten. Dabei liegt mein Fokus auf präzisen Abläufen, um eine maximale Wirkung bei den Zuschauerinnen und Zuschauern zu erzielen.
Der Unterschied in meiner Arbeit zum “herkömmlichen Eventmanagement” liegt im Feintuning jedes Eventelements, von der kreativen Gestaltung bis hin zur technischen Umsetzung. Ich sorge dafür, dass jedes Detail der Eventplanung – ob bei virtuellen, hybriden oder physischen Veranstaltungen – präzise auf die gewünschte Atmosphäre und Botschaft abgestimmt ist. Dieser Ansatz ermöglicht es mir, maßgeschneiderte und unvergessliche Erlebnisse zu kreieren, die genau auf die Bedürfnisse und Erwartungen meiner Kunden zugeschnitten sind. Meine Rolle als Eventregisseur ist es, Visionen Wirklichkeit werden zu lassen und dabei sicherzustellen, dass jedes Event eine einzigartige und bleibende Wirkung hinterlässt.
Wie tragen Sie als Eventregisseur dazu bei, die kreative Vision und die Zielsetzungen eines Events in die tatsächliche Veranstaltung umzusetzen, und welche Strategien oder Methoden nutzen Sie, um sicherzustellen, dass diese Vision erfolgreich realisiert wird?
Florian Schöffmann: Die erfolgreiche Umsetzung der Vision und Zielsetzungen eines Events beginnt bereits mit meinem frühen Engagement in der Planungsphase. Diese frühe Einbindung ermöglicht es mir, Kundenwünsche genau zu verstehen und das Konzept entsprechend anzupassen, um eine klare und umsetzbare Vision zu schaffen. Eine Schlüsselstrategie in meinem Prozess ist die enge Zusammenarbeit mit allen Beteiligten, die durch regelmäßige Meetings und konstruktive Abstimmungen gefördert wird.
Ein unverzichtbares Werkzeug in meinem Repertoire ist der sogenannte “Event Canvas”. Dieses Tool erlaubt es mir, die wichtigsten Aspekte eines Events visuell zu erfassen und die Erwartungen der Stakeholder präzise zu verstehen. Der Einsatz des Event Canvas führt oft zu neuen Einsichten und Ideen, die entscheidend sind, um das Eventkonzept weiterzuentwickeln und zu verfeinern.
Mein Ansatz gewährleistet, dass jedes Event nicht nur kreativ und einzigartig gestaltet wird, sondern auch exakt auf die Bedürfnisse und Erwartungen aller Beteiligten zugeschnitten ist. Durch diese maßgeschneiderte und strategische Herangehensweise stelle ich sicher, dass die Vision jedes Events erfolgreich in die Realität umgesetzt wird und ein unvergessliches Erlebnis schafft.
Inwiefern beeinflusst die sorgfältige Inszenierung und Gestaltung eines Events die Emotionalität und den Gesamteindruck, den die Teilnehmer erleben, und können Sie Beispiele aus Ihrer eigenen Praxis teilen, wie Sie dies erfolgreich umsetzen?
Florian Schöffmann: Die sorgfältige Inszenierung und Gestaltung eines Events spielen eine zentrale Rolle für die Emotionalität und den Gesamteindruck, die bei den Teilnehmenden erzeugt werden. Ich achte darauf, dass jedes Detail, von der Beleuchtung bis zur musikalischen Untermalung, eine tiefe emotionale Verbindung schafft.
Bei einer Awardverleihung für Jugendliche und junge Erwachsene entwickelte ich beispielsweise gemeinsam mit meinem Kunden ein dynamisches Konzept, das interaktive Elemente und überraschende Momente integrierte. Zu den Höhepunkten gehörte ein emotionaler, mit musikalischen Elementen untermalter Einmarsch mit wehenden Flaggen, das unerwartete Erklingen einer KI-Stimme und der Auftritt eines Roboterhundes. Diese Inszenierung schuf eine magische Atmosphäre und hinterließ bei den Teilnehmenden einen bleibenden Eindruck.
Ein weiteres Beispiel ist ein großes Business-Event für eine Technologiefirma, bei dem moderne Lichtinstallationen und interaktive Technologien eingesetzt wurden, um eine innovative Atmosphäre zu schaffen. Interaktive Pausenbereiche ermöglichten es den Teilnehmern, neue Produkte auszuprobieren und sich zu vernetzen, was das Erlebnis intensivierte und die Botschaft des Unternehmens verstärkte.
Diese Beispiele illustrieren, wie eine durchdachte Inszenierung ein Event in ein beeindruckendes und emotional ansprechendes Erlebnis verwandelt.
Könnten Sie uns einen Einblick geben, welche besonderen Herausforderungen und Möglichkeiten sich ergeben, wenn es darum geht, sowohl Live-Events als auch virtuelle Events zu inszenieren, und wie passen Sie sich den unterschiedlichen Anforderungen beider Formate an?
Florian Schöffmann: Die Inszenierung sowohl von Live-Events als auch von virtuellen Veranstaltungen erfordert eine flexible und angepasste Herangehensweise. Bei Live-Events konzentriere ich mich auf die Schaffung einer interaktiven und immersiven Atmosphäre. Ein prägnantes Beispiel war für mich die Arbeit bei einer Business-Konferenz für ein deutsches Unternehmernetzwerk. Hier habe ich innovative Raumkonzepte und dynamische Bühnendesigns mit modernen Interaktions-Tools, wie Live-Umfragen und Networking-Apps, kombiniert, um ein lebendiges und engagiertes Umfeld zu schaffen.
Im Gegensatz dazu liegt der Schwerpunkt bei virtuellen Events auf der Maximierung der visuellen und technischen Möglichkeiten. Bei einem Online-Branchentreffen kamen hochwertige Grafiken und interaktive Funktionen zum Einsatz, um eine Plattform zu schaffen, die sowohl Wissensvermittlung als auch aktive Teilnahme fördert. Durch die Integration benutzerfreundlicher Tools und die Kombination von Live- und vorab aufgezeichneten Inhalten konnte ich ein dynamisches und ansprechendes Erlebnis bieten, das die Teilnehmer aktiv einbindet und ihre Aufmerksamkeit aufrechterhält.
In beiden Formaten ist es mein Ziel, ein nahtloses, maßgeschneidertes Erlebnis zu schaffen, das die Bedürfnisse und Erwartungen des jeweiligen Publikums erfüllt. Die Herausforderung besteht darin, jedes Format optimal zu nutzen, um ein unvergessliches Event zu garantieren, das sowohl inhaltlich als auch emotional überzeugt.
Wie gehen Sie als Eventregisseur bei der Planung des Ablaufs einer Veranstaltung vor, und welche Schritte unternehmen Sie, wenn unvorhergesehene Probleme auftreten oder etwas nicht nach Plan verläuft, um sicherzustellen, dass das Event reibungslos verläuft?
Florian Schöffmann: Mein Ansatz bei der Eventplanung beinhaltet die Entwicklung eines umfassenden Konzepts, das von der Ideenfindung bis zur Nachbereitung reicht. Dabei lege ich besonderen Wert auf die Festlegung klarer Ziele, die sorgfältige Auswahl der Location, die effektive Koordination mit Lieferanten und die präzise Planung des Eventlayouts sowie der technischen Anforderungen. Ein zentrales Element meiner Arbeit ist der detaillierte Regieplan, der als Leitfaden für alle Beteiligten dient und einen reibungslosen Ablauf gewährleistet. Zusätzlich setze ich auf Kommunikationstools wie In-Ear-Monitoring, um während des Events direkt mit dem Moderator und dem Team in Kontakt zu bleiben und schnell auf Veränderungen reagieren zu können.
Ein Beispiel für die Notwendigkeit schneller Anpassung bot ein Fachsymposium, bei dem der Hauptredner aufgrund einer unerwarteten Verkehrssituation stark verspätet war. Dank unserer flexiblen Programmplanung und der schnellen Reaktion meines Teams konnten wir die Agenda umstrukturieren, andere Programmpunkte vorziehen und so die Zeit optimal nutzen. Dies ermöglichte es uns, trotz der Herausforderungen ein nahtloses und bereicherndes Erlebnis für die Teilnehmenden zu schaffen.
In solchen Situationen ist es entscheidend, einen kühlen Kopf zu bewahren und lösungsorientiert zu handeln. Ich fokussiere mich darauf, ein agiles Team zu leiten, das kreativ auf unvorhergesehene Ereignisse reagiert und schnell effektive Lösungen findet. Mein oberstes Ziel ist es, jedes Event, unabhängig von den Herausforderungen, zu einem nahtlosen und beeindruckenden Erlebnis zu machen.
Können Sie uns von Ihrem persönlichen Highlight als Eventregisseur berichten und uns erzählen, welches Event in Ihrer Karriere besonders in Erinnerung geblieben ist, und was dieses Event so besonders gemacht hat?
Florian Schöffmann: Jedes Event hat seinen eigenen Reiz, aber ein besonderes Highlight in meiner Laufbahn war die Durchführung eines virtuellen Events während der COVID-19-Pandemie für den Launch eines internationalen Naturschutzfonds. Der renommierte Umwelt- und Naturschützer Dirk Steffens moderierte das Event live aus Spitzbergen, Norwegen, vor einer beeindruckenden, verschneiten Forschungsstation. Diese einmalige Kulisse, kombiniert mit einer Live-Zuschaltung aus der afrikanischen Wüste und dem unerwarteten Auftritt eines Elefanten im Hintergrund, schuf ein faszinierendes und unvergessliches Erlebnis. Dieses Event bleibt mir nicht nur wegen seiner einzigartigen Inszenierung in Erinnerung, sondern auch, weil es die Herausforderungen und Potenziale virtueller Events eindrucksvoll demonstriert und das wichtige Thema des Naturschutzes in den Fokus rückt.
Abschließender Tipp: Für Interessierte, die Einblicke in professionelle Eventgestaltung suchen oder spezifische Ratschläge zur Verbesserung Ihrer Veranstaltungsformate benötigen, steht die Möglichkeit eines kostenlosen 30-minütigen Beratungsgesprächs mit Herrn Schöffmann offen. Während dieses Gesprächs wird “Der Eventregisseur” spezifische Aspekte Ihrer Events analysieren und zugleich sachliche und sofort umsetzbare Handlungsempfehlungen mitteilen. Eine Terminbuchung für diesen Mehrwert-Call ist unter diesem Link möglich.
Bildquelle: Florian Schöffmann
