Einsatz und Bedeutung von Event-Technologie in der Praxis

In unserer zunehmend digitalen Welt nimmt auch bei Veranstaltungen die Bedeutung von Technologie stetig zu. Gemeinsam mit der Fima FLAVE geben wir Einblick in den richtigen Einsatz von Event-Technologie und bringen einige Beispiele aus der Praxis.

Eine groß angelegte Studie von Event Manager Blog zeigt die wachsende Bedeutung im Einsatz von Event-Technologien:

• 59% der Befragten gaben an, dass sie 2018 mehr Event-Technologien verwenden wollen,
• 40% meinten, die Bedeutung würde gleich bleiben und
• nur 1% gaben an, den Einsatz zu reduzieren.

Die Hauptgründe, warum Event-Technologien nicht eingesetzt werden, waren

• die Angst vor „hohen Kosten“ (61% der Befragten),
• gefolgt von mangelnder Integration mit anderen Tools (29,9%)
• und der Angabe, die Technologien wären „zu komplex“ (23,1%) im Einsatz.

59% der Befragten, die sich für den Einsatz von Event-Technologien entschieden, gaben an, dass Kundenservice der wichtigste Entscheidungsfaktor für einen Technologie Anbieter sei.

Die meist genutzten Event-Technologien

• Die Möglichkeit, sich Online zu dem Event zu registrieren (84,5%),
• die Verwendung von Marketing Tools, um Besucher direkt anzusprechen (61,4%),
• Umfrage Tools am Event (54,1%) sowie
• Event Apps (49,4%), um die Besucher am Laufenden zu halten und den Austausch untereinander sowie mit z.B. den Ausstellern zu erleichtern.

Die oben genannten Tools sind heutzutage (mehr oder weniger) standardisiert und auf Großveranstaltungen eigentlich schon „state of the art“. Darüber hinaus entwickeln sich aber neue Technologien und Einsatzmöglichkeiten, die auf Artificial Intelligence, Virtual Reality und Augmented Reality basieren wie der Einsatz von Chatbots oder 360° Live Videos. Diese werden im Rahmen von Events immer mehr an Bedeutung gewinnen und sich in den kommenden 3-5 Jahren rasant entwickeln.

Richtiger Einsatz von Event-Technologie

Muss ein Event immer durch den Einsatz einer Technologie aufwertet werden? Und wenn ja, welche Event-Technologie ist für die jeweilige Veranstaltung passend? Standard-Antworten auf diese Fragen gibt es (leider) nicht. Generell lässt sich aber sagen: wenn die Event-Technologie ein Problem löst (wie z.B. lange Wartezeiten) bzw. einen Prozess wesentlich vereinfacht (z.B. bargeldloses Bezahlen) d.h. Einsatz einen klaren Zusatznutzen für Besucher, Mitarbeiter oder Stakeholder generiert, dann ist der Einsatz generell sinnvoll –  natürlich unter der Abwägung der Vor-und Nachteile wie Kosten, Zeitaufwand, Komplexität der Lösung etc. So kann der Einsatz von NFC-Technologie z.B. die Einlasszeiten zu einem Event erheblich reduzieren (und so das Eventerlebnis des Besuchers wesentlich steigern) oder Mobile Apps Besucher am Event laufend über aktuelle Keynotes informieren bzw. Möglichkeiten bieten, sich direkt auszutauschen und zu vernetzen.

Fazit zu Event-Technologie

Generell lässt sich festhalten: wenn der Einsatz einer Technologie keinen unmittelbaren und angreifbaren Nutzen und „aha Moment“ bringt, ist von der Verwendung abzuraten. Ebenso muss die Technologie im Anschluss an das Event anhand im Vorfeld klar definierter Kriterien wie z.B. Wartezeiten, Besucher Zufriedenheit, Effizienz etc. bewertet werden, um den ROI messen zu können.

Event-Technologie in der Praxis

Welche Technologien werden eingesetzt, um komplexe Event-Herausforderungen zu vereinfachen?

Registrierung und Ticketing

Das Fundament jeder erfolgreichen Groß-Veranstaltung bilden Online Event Registrierung und Ticketing: so können im Vorfeld nicht nur Details der Gäste mittels Import aus anderen Systemen integriert werden, sondern auch spezielle Wünsche oder Bedürfnisse im System hinterlegt werden, die – sobald der Gast eincheckt – automatisch angezeigt werden. Registrierungsplattformen helfen Zeit und Kosten zu sparen, da der gesamte Prozess auf alle Phasen der Veranstaltung übertragen werden kann, d.h. zum Beispiel auch Workshop Anmeldungen integriert werden und Unterlagen im Anschluss ausgeschickt werden können. Einmal erfasste Daten können im weiteren Event Prozess also immer wieder verwendet werden.

Bargeldloses Bezahlen

Eine weitere wichtige Anwendung ist in diesem Zusammenhang die Möglichkeit des bargeldlosen Bezahlens. Hierbei wird entweder direkt vor Ort ein bestimmtes Guthaben aufgeladen, das im Rahmen des Events beliebig aufgebraucht (und neu aufgeladen) werden kann. Der Vorteil dieses Systems ist, dass der Besucher nicht überziehen kann und Missbrauch durch z.B. Diebstahl minimiert wird. In einer anderen Variante können z.B. RFID Armbänder im Vorfeld aktiviert und mit Kredit- oder Bankomatkarten verknüpft werden. Restguthaben können so auch wieder automatisch rückerstattet werden.

Personalverpflegung

Eine weitere Anwendungsmöglichkeit findet sich z.B. auch in der Personal Verpflegung, wo jedem Mitarbeiter eine bestimmte Anzahl an Mahlzeiten und Getränken gutgeschrieben wird, die er/ sie mittels NFC Chip beim Buffet einlösen kann. Neben dem Wegfall des lästigen Hantierens mit Essensbons, gibt diese Möglichkeit den Event Betreibern auch die Möglichkeit, mit dem Caterer direkt abzurechnen.

Besucher Registrierung am Event

Für die Registrierung der Besucher am Event stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung (zukünftig sogar Gesichtserkennung). In der Event-Praxis hat sich vor allem der Check-in mittels QR-Code bzw. Barcode oder mittels Smart Badges, die mit NFC- oder RFID Funktion ausgestattet sind, bewährt. Die Event Badges können dabei je nach Bedarf am Check-in sekundenschnell gedruckt werden. VIPs oder Speaker werden über das System identifiziert und Akkreditierungen direkt im System hinterlegt, d.h. die Betrugsgefahr minimiert. Ein wesentlicher Vorteil ist zudem, dass durch das automatisierte Check-in wichtige Kennzahlen wie z.B. momentane Anzahl der Besucher oder aktuelle Wartezeiten leicht und aktuell im Überblick zu behalten sind.

Auch das Besuchererlebnis am Event selbst kann wesentlich gesteigert und so nachhaltig verankert werden: so ist es dem Besucher möglich, sich mittels NFC Badge per Scan sekundenschnell zu einem Gewinnspiel zu registrieren oder an z.B. Event Votings teilzunehmen. Und auch für den Event Veranstalter bieten sich hier wichtige Einblicke: wie oft wurde die Photobox genutzt, welcher Vortrag wurde am besten bewertet etc.

Evaluierung und Reporting auf Knopfdruck

Daten wie Ticket Verkäufe, Einlasszeiten oder Speaker Bewertungen oder  Workshop Drop-out Raten bieten wertvolle Erkenntnisse zur Qualität der abgehaltenen Veranstaltungen. Diese sollten im Rahmen von  Debrief-Meetings diskutiert und vergangenen Kennzahlen gegenübergestellt werden.

In der Auswahl der Technologie (und auch des Partners) gilt es zu bedenken, dass diese mit anderen Technologien und Software Lösungen kompatibel sein sollte und v.a. auch manipulationssicher sein muss. Zudem muss seitens des Technologie-Anbieters eine solide Serviceleistung garantiert werden, d.h. der Anbieter jederzeit, vor allem während des Events greifbar bzw. direkt anwesend sein.

Über den Autor FLAVE

FLAVE wurde von zwei Freunden gegründet, die durch die Veranstaltung von Gaming-Events die Bedürfnisse von Eventveranstaltern sehr gut kennen. Seit 2013 bietet FLAVE flexible Besucher- und Eventlösungen und ist mittlerweile einer der europäischen Marktführer im Bereich NFC- und RFID- Technologie.